Gli archivi storici degli enti pubblici sono liberamente consultabili, mentre per accedere agli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico è necessario inviare una richiesta alla Soprintendenza mediante apposito modulo (link Modulistica). I dati personali vengono gestiti in conformità con il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. n.196 del 30 giugno 2003). Dopo aver verificato che non ci siano impedimenti alla consultazione, l'Ufficio rilascia l'autorizzazione che viene trasmessa anche al proprietario dell'archivio.
Per gli archivi dipendenti dall'autorità ecclesiastica o da altre confessioni religiose, è necessario ottenere l'autorizzazione dai responsabili pertinenti per mezzo della Soprintendenza, che interviene solo in caso di difficoltà.
Viene negato l'accesso alla consultazione degli archivi vigilati alle persone che risultano nell'elenco degli esclusi dagli Archivi di Stato o dalle Biblioteche statali a causa di procedimenti in corso per sospetta sottrazione o danneggiamento del patrimonio documentario.
I documenti considerati "riservati" dalla normativa includono quelli relativi alla politica estera e interna dello Stato e quelli contenenti "dati sensibili" come razza, convinzioni politiche, filosofiche e religiose, appartenenza a partiti e associazioni sindacali, stato di salute, vita sessuale e rapporti familiari riservati. La consultazione di tali documenti è consentita dopo un certo numero di anni (ad esempio 50 anni per i documenti relativi alla politica estera e interna dello Stato). Tuttavia, per motivi di studio e ricerca, possono essere concesse autorizzazioni speciali, previa compilazione di un modulo di richiesta presso la Soprintendenza archivistica e presentazione alla Prefettura competente per territorio, munito del parere del Soprintendente.
La normativa di riferimento per queste disposizioni è il D. Lgs. n. 42 del 2004, artt. 122, 123, 127 e il DPR n. 854 del 1975, art. 1. I termini previsti per la risposta alla richiesta di consultazione sono di 30 giorni.
