La vigilanza sulla vendita e il commercio di archivi o singoli documenti sottoposti a tutela è responsabilità delle Soprintendenze (D. Lgs. 42/2004), che possono essere assistite dal Comando Carabinieri Tutela Patrimonio Culturale. È vietata l'alienazione, la vendita o il commercio di documenti di natura pubblica, ovvero di quei documenti prodotti da enti o soggetti pubblici e indirizzati ad altri enti pubblici, nonché di documenti privati indirizzati a enti pubblici. Tuttavia, sono esclusi i documenti pubblici diretti a soggetti privati. Rimangono pubblici i documenti che erano originariamente in possesso di un archivio pubblico e il cui ente proprietario ha cambiato natura giuridica, o sono stati conferiti o concessi in uso a enti diversi. Sono considerati sicuramente pubblici tutti i documenti pubblici che sono stati illegalmente alienati, sottratti o estratti dal proprio archivio, poiché gli atti compiuti in violazione delle norme di tutela sono nulli dal punto di vista giuridico.
La vendita o il commercio di documenti privati è consentita nei limiti e secondo le procedure stabilite dagli artt. 59-63. Coloro che si occupano del commercio di documenti, i titolari delle case d'asta e delle vendite e i pubblici ufficiali responsabili delle vendite di beni mobili hanno l’obbligo di comunicare alla Soprintendenza l'elenco dei documenti messi in vendita, prima della vendita stessa, al fine di consentire gli accertamenti necessari sulla provenienza e la commerciabilità dei documenti.
I privati che acquisiscono documenti di presunto interesse culturale, in qualsiasi modo, devono comunicarlo all'ente di Soprintendenza entro 90 giorni dall'acquisizione. Tale comunicazione deve includere una descrizione del documento, l'indicazione della provenienza, una documentazione fotografica e il prezzo di vendita.
Entro 90 giorni dalla comunicazione di acquisizione o disponibilità in vendita, l'ente di Soprintendenza può avviare la procedura di dichiarazione di interesse storico particolarmente importante del bene. In tal caso, i documenti sono soggetti provvisoriamente all'applicazione di tutte le norme di tutela previste dal Decreto Legislativo n. 42/2004.
La vendita o il commercio di documenti e archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, o per i quali è stata avviata la procedura di dichiarazione, sono regolati da norme specifiche. Il venditore, che può essere un privato o un commerciante, è obbligato a presentare denuncia all'ente di Soprintendenza entro 30 giorni dal trasferimento di proprietà. La denuncia deve contenere tutte le informazioni richieste dall'articolo 59 del Decreto Legislativo n. 42/2004 in modo completo e preciso, pena la nullità. Entro 60 giorni dalla denuncia di vendita, lo Stato ha il diritto di prelazione sui beni venduti. In caso di mancata o tardiva denuncia, il termine per la prelazione diventa di 180 giorni a partire dalla regolarizzazione della denuncia. Durante il periodo di prelazione, l'atto di alienazione rimane condizionato e al venditore è vietato consegnare i beni all'acquirente. Anche se scaduti i termini per la prelazione, il venditore deve comunque ottenere l'autorizzazione preventiva dall'ente di Soprintendenza prima di consegnare il bene. L'ente autorizzerà il trasferimento del documento all'acquirente solo dopo aver verificato i requisiti di sicurezza della nuova sede di conservazione.
I riferimenti normativi per queste disposizioni sono il D. Lgs. n. 42/2004, gli artt. 53-54, 56, 59-63 e 164. I termini previsti sono di 120 giorni.
