La procedura per la donazione di beni archivistici di interesse storico particolarmente importante ai soggetti responsabili degli archivi statali può essere riassunta come segue:
- Il proprietario dell'archivio o dei documenti deve inviare una nota all'Archivio di Stato beneficiario, esprimendo la volontà di donare e fornendo le proprie informazioni personali, il codice fiscale e la conferma della piena proprietà e disponibilità del bene, nonché il suo valore economico. La nota deve essere firmata, accompagnata da una copia di un documento di identificazione e dall'elenco dei documenti. Se il valore supera i 10.000,00 euro, è necessaria anche una dichiarazione di consenso da parte degli eredi potenziali.
- L'Archivio di Stato trasmette la nota ricevuta alla Soprintendenza archivistica e bibliografica competente territorialmente per l'istruttoria legale e valutativa, al fine di verificare l'accuratezza dei dati presentati, l'interesse culturale e il valore economico dell'archivio.
- La Soprintendenza comunica i risultati dell'istruttoria alla Direzione generale archivi-Servizio II e informa il proprietario che i documenti sono stati inviati alla Direzione per l'accettazione della donazione.
- L'Archivio di Stato comunica alla Soprintendenza, alla Direzione generale archivi e, a titolo informativo, al donante, la disponibilità di spazio presso la propria sede per l'archivio donato.
- Viene emesso un provvedimento autorizzativo della donazione dalla Direzione generale archivi, che deve essere notificato al proprietario.
- Il direttore dell'Archivio di Stato e il donante stipulano un contratto, con la forma di un atto pubblico, in presenza di due testimoni. Una copia di tale atto viene trasmessa alla Direzione generale archivi. In base alla legge n. 512/1982, l'atto può essere stipulato anche dall'ufficiale rogante dell'Archivio di Stato. La registrazione dell'atto pubblico è gratuita. Se il valore dell'archivio è modico, è sufficiente un atto formale del direttore dell'Archivio di Stato per accettare la proposta di donazione.
La normativa di riferimento per questa procedura è il Codice Civile (articoli 782 e 783), la legge 2.8.1982, n. 512 (articolo 8), il decreto legislativo n. 346/1990 (articoli 3 e 55) e il decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000 (articoli 75 e 76).
I tempi previsti per questa procedura sono di 90 giorni per la procedura ordinaria e di 55 giorni per i casi di modico valore.
