Secondo l'articolo 21, comma 1, lettera b) del Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 (noto come "Codice dei beni culturali e del paesaggio"), gli enti pubblici proprietari di beni bibliografici, i privati proprietari, possessori o detentori di beni dichiarati di interesse culturale, nonché le persone giuridiche private senza scopo di lucro, devono richiedere un'autorizzazione specifica e preventiva alla Soprintendenza archivistica e bibliografica per spostare, anche temporaneamente, tali beni in tutto o in parte.
L'istanza di richiesta deve includere tutte le informazioni necessarie per permettere l'espletamento delle pratiche amministrative per l'emissione dell'autorizzazione. In particolare, deve fornire i seguenti dettagli:
- Il luogo in cui si intende spostare il bene.
- Le motivazioni alla base della richiesta.
- Le caratteristiche strutturali e impiantistiche dei locali destinati alla conservazione, comprese le misure di sicurezza, le norme antincendio e la corretta conservazione dei documenti.
- Gli elaborati grafici dei locali.
- Una dichiarazione da parte degli uffici competenti che attesti che i locali destinatari del trasferimento non si trovano in zone a rischio di esondazione, qualora siano ubicati al piano terra, seminterrato o interrato (soluzioni fortemente sconsigliate in ogni caso).
- Un elenco del materiale da trasferire, indicando la tipologia, gli estremi cronologici e la quantità.
- Le modalità di realizzazione del trasferimento.
Entro 180 giorni dalla ricezione della richiesta (come stabilito dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 18 novembre 2010, n. 231), il Soprintendente emetterà il provvedimento di autorizzazione allo spostamento, a meno che la documentazione allegata alla richiesta non sia incompleta. In tal caso, il termine potrà essere interrotto, e la presentazione della documentazione integrativa farà ripartire il conteggio del termine sopra menzionato.
Prima dell'emissione del provvedimento autorizzativo, il Soprintendente potrà effettuare un sopralluogo nei locali destinati a ospitare la documentazione e prescrivere le misure ritenute necessarie per garantire la corretta conservazione e la sicurezza dei documenti.
Infine, una volta effettuato lo spostamento, l'ente pubblico o il privato proprietario dovranno comunque notificarlo ufficialmente alla Soprintendenza.
