La vigilanza coincide con il momento conoscitivo e ricognitivo dell’azione di tutela, quindi consiste sia nella individuazione degli archivi e dei luoghi ove essi sono raccolti,sia nell’accertamento, attraverso visite ispettive, delle loro condizioni di conservazione e ordinamento; nel caso di archivi privati consiste anche nella verifica della loro valenza ai fini della ricerca storica. Ciò in quanto, se l’archivio di un ente pubblico è, per sua natura, patrimonio culturale della collettività, l’archivio privato diventa di utilità sociale solo a seguito di un giudizio motivato di notevole importanza storica, che l’amministrazione archivistica formula attraverso un provvedimento ufficiale che viene notificato al proprietario, possessore o detentore. La vigilanza sugli archivi si attiva anche col controllo del mercato antiquario attraverso lo spoglio dei documenti presenti nei cataloghi delle librerie specialistiche, le segnalazioni che sono tenuti a fare i titolari di case di vendita o i pubblici ufficiali preposti alle vendite mobiliari, le comunicazioni da parte dell’autorità di pubblica sicurezza relative agli esercenti il commercio di cose antiche o usate (ai quali è fatto obbligo di annotare in un apposito registro le operazioni commerciali eseguite giornalmente), più in generale attraverso contatti e rapporti con i privati proprietari.
